Zer behar du benetan coworking gune batek bere softwarean — kidetzak, erreserbak, bonuak, baliabideak, kideen ataria eta fakturazio integratua.
Coworking gune bat kudeatzea mahaiak eta gelak alokatzea baino askoz gehiago da. Gune bakoitzaren atzean operatiba konplexu bat dago, plan desberdinekin kidetzak, gatazkik gabe koordinatu behar diren gelen erreserbak, hileko fakturazio errepikakorra, bonuak eta eguneko paseak, eta esleitu eta kontrolatu behar diren baliabide fisikoak barne. Artikulu honetan aztertzen dugu zer funtzionalitate diren ezinbestekoak, zergatik ez diren tresna generikoak eskalatzen eta nola sinplifikatzen duen software espezializatu batek eguneroko kudeaketa.
Coworking gune batek aldi berean hainbat dimentsio kudeatzen ditu, beste negozio batzuetan bereizita joaten ohi direnak. Dimentsio inmobiliario bat du — gaitasun mugatuko espazio fisikoak, bete eta errentagarri egin behar direnak. Zerbitzu-dimentsio bat du — kidetza-planak, eguneko paseak, ordu-paketeak. Eta dimentsio administratibo bat du — fakturazio errepikakorra, kobrantzak, kontratuak eta zergak. Dimentsio bakoitzak bere lan-fluxuak sortzen ditu, arrakaldu gabe koordinatu behar direnak.
Dimentsio hauek tresna banatuetaz kudeatzen direnean, emaitza sistema deskonektatuen mosaiko bat da, non informazioak ez duen isurtzen. Erreserben egutegiak ez daki kide bakoitzak zer plan duen. Fakturazio-programak ez daki zer gela erreserbatu diren. Baliabideen kalkulu-orriak ez da eguneratzen kide bat baja ematen denean. Eta gunearen taldea dena eskuz konektatzen duen giza-zementu bihurtzen da.
Kalkulu-orri bat malgua da, baina ez du balioztapenik ez automatizaziorik. Ezer ez du eragozten dagoeneko okupatutako gela bat erreserbatzea, baja emandako kide bati fakturatzea edo dagoeneko jabea duen armairu bat esleitzea. Fakturazio-programa generiko batek faktura zuzenak igortzen ditu, baina ez du kidetza-kontzepturik, ez ditu gelen erreserbak edo ordu-bonuak kudeatzen, eta ez du kideen autozerbitzu-ataririk eskaintzen.
Tresna deskonektatuen benetako kostua ez dago hileko harpidetzetan. Sistemen artean datuak transferitzera emandako denboran dago, informazioaren bikoiztasunak sortutako akatsetan, gainjarritako erreserbetan eta berandu igortzen diren fakturetan. Gunea hazten den heinean, arazo hauek modu ez-linealean biderkatu egiten dira — 20 kidetik 50era pasatzeak ez du lan administratiboa hirukoizten, bostkoizten du.
Kidetzak gunearen nukleo ekonomikoa dira: kide bakoitzak plan bat du hileko prezio eta erabilera-baldintza batzuekin. Softwareak altak, bajak, plan-aldaketak eta aldi bakoitzeko fakturen sorrera automatikoa kudeatu behar ditu. Gelen erreserbok egutegi bat behar dute denbora errealeko erabilgarritasunarekin eta gatazka-detekzioarekin — bi pertsonek gela bera ordu berean erreserbatzen saiatzen badira, sistemak eragotzi egin behar du.
Kideek autonomia nahi dute. Fakturak kontsultatu, gelak erreserbatu, bonuen saldoa egiaztatu eta bere datuak kudeatzeko autozerbitzu-atari batek taldearen karga administratiboa murrizten du eta kidearen esperientzia hobetzen du. Gunearen CRMak kide bakoitzaren informazio guztia zentralizatu behar du — datu pertsonalak, enpresa, plan aktiboa, kidetzen historiala, erreserbak, fakturak eta esleitutako baliabideak.
Bonuek eta eguneko paseek ohiko kidetik desberdina den profil bat erakartzen dute — puntualki gela bat behar duten freelancerrak, hilean behin biltzen diren urrutiko taldeak. Softwareak bonu hauen jaulkipena, kontsumoa, saldoa eta iraungitze-data kudeatu behar ditu, dagokien erreserbekin lotuz.
Armairuak, sarbide-giltzak, parking-plazak eta postontzi-kutxak kide jakinei esleitutako baliabide fisikoak dira. Softwareak zer baliabide nork duen erregistratu, kide bat baja ematen denean baliabideak automatikoki askatu eta zer baliabide dauden eskuragarri esleipen berrietarako erakutsi behar du.
Fakturazio-programa bat, erreserben egutegi bat, baliabideetarako kalkulu-orri bat eta eskaeretarako posta elektronikoa erabiltzeak ezkutuko kostu esanguratsu bat sortzen du. Eskuzko datu-transferentzia bakoitza akats-aukera bat da. Taldeak galdera sinple bati erantzuteko hiru tresna kontsultatzen dituen bakoitzean, denbora eta produktibitatea galtzen dira.
Plataforma integratu batek arazo hauek errotik ezabatzen ditu. Informazioa moduluen artean isurtzen da — kidetzak faktura sortzen du, erreserba bonutik kentzen da, baliabidea askatzen da kidea baja ematean — eskuzko eskuartu gabe, bikoiztasunik gabe eta akatsik gabe. Eta negozioaren ikuspegi bateratuarekin, erabakiak datu errealekin hartzen dira, ez zenbaketsekin.
CokuAppek kidetzak, erreserbak, bonuak, baliabideak, kideen ataria eta Verifactu-rekin fakturazioa konbinatzen ditu coworking guneetarako diseinatutako plataforma bakar batean.