Tots els camps obligatoris que ha de contenir una factura a Espanya segons el RD 1619/2012, pas a pas.
Si tens un negoci o treballes com a autònom a Espanya, emetre factures correctes no és opcional — és una obligació legal. Una factura mal feta pot suposar sancions d'Hisenda, problemes perquè els teus clients dedueixin l'IVA, i una imatge poc professional. En aquesta guia t'expliquem pas a pas què ha de contenir una factura per complir amb la normativa espanyola.
Una factura és un document mercantil que acredita una operació comercial entre dues parts. A Espanya, el seu contingut i format estan regulats pel Reial Decret 1619/2012, que estableix les obligacions de facturació per a empresaris i professionals.
La factura compleix funcions essencials. Per a l'emissor, documenta un ingrés i serveix de base per declarar l'IVA repercutit. Per al destinatari, justifica una despesa i li permet deduir l'IVA suportat. Per a Hisenda, és la peça fonamental del control fiscal. No emetre factura quan és obligatori, o emetre'n una amb dades incorrectes, constitueix una infracció tributària.
L'article 6 del RD 1619/2012 estableix les dades obligatòries: número i sèrie de factura (correlatiu, sense salts), data d'expedició, dades completes de l'emissor (nom o raó social, NIF i domicili fiscal) i dades completes del destinatari (nom o raó social, NIF i domicili). La numeració ha de ser seqüencial dins de cada sèrie.
La factura ha d'incloure una descripció clara dels béns lliurats o serveis prestats que permeti identificar l'operació sense ambigüitat. També ha de contenir la base imposable de cada operació, el tipus impositiu aplicat (21%, 10% o 4%), la quota d'IVA resultant i l'import total. Si hi ha operacions amb diferents tipus d'IVA, cada bloc ha d'aparèixer per separat.
Si el professional aplica retenció d'IRPF, cal indicar-ne el percentatge i l'import, i el total resultant. En operacions exemptes d'IVA, cal esmentar la causa legal de l'exempció. I en operacions intracomunitàries, s'ha d'incloure el NIF-IVA d'ambdues parts.
La llei no exigeix un format concret ni una plantilla oficial. El que importa és que la factura contingui totes les dades requerides i sigui llegible. Una estructura habitual inclou les dades de l'emissor a la part superior (sovint amb logotip), les dades del destinatari, el número i data en un lloc visible, una taula amb les línies de detall, el desglossament fiscal i el total.
Una factura ben estructurada transmet professionalitat i facilita la feina tant a l'emissor com al destinatari. Fer servir un programari de facturació garanteix que el format sigui consistent i que no s'ometi cap dada obligatòria, eliminant els errors que es produeixen en crear factures manualment.
La normativa espanyola equipara la factura electrònica a la factura en paper. Totes dues tenen la mateixa validesa legal sempre que continguin totes les dades obligatòries. No cal que imprimeixis les factures — un PDF enviat per email compleix perfectament. L'important és la conservació. Estàs obligat a conservar les factures durant almenys quatre anys, garantint-ne la llegibilitat, integritat i accessibilitat.
El mètode d'enviament més habitual és el correu electrònic en format PDF. És immediat, gratuït i deixa registre del lliurament. Si fas servir un programari de facturació, el programa envia la factura directament al client. Amb l'entrada en vigor de Verifactu (RD 1007/2023), les factures inclouran a més un codi QR i un registre electrònic enviat a l'AEAT, afegint traçabilitat i seguretat.
Una factura pot considerar-se incorrecta per diversos motius: falta de dades obligatòries (NIF, descripció, desglossament de l'IVA), errors en el càlcul d'imports, numeració no correlativa o amb salts, i emissió fora de termini. Entre els errors més freqüents hi ha les descripcions genèriques com "serveis diversos", no desglossar l'IVA, oblidar dades fiscals del destinatari i saltar-se números de factura.
Les conseqüències són serioses. L'AEAT pot imposar sancions per incompliment de les obligacions de facturació, amb multes que van des de l'1% de l'import de les operacions fins a quantitats fixes per cada factura incorrecta, amb un mínim de 300 euros. Per al destinatari, una factura incorrecta pot impedir la deducció de l'IVA suportat. Si detectes un error en una factura ja emesa, no l'esborris ni la modifiquis — emet una factura rectificativa.
CokuApp genera factures completes que compleixen tots els requisits del RD 1619/2012. No cal que et preocupis per la normativa.