Todos los campos obligatorios que debe contener una factura en España según el RD 1619/2012, paso a paso.
Si tienes un negocio o trabajas como autónomo en España, emitir facturas correctas no es opcional — es una obligación legal. Una factura mal hecha puede suponer sanciones de Hacienda, problemas para que tus clientes deduzcan el IVA, y una imagen poco profesional. En esta guía te explicamos paso a paso qué debe contener una factura para cumplir con la normativa española.
Una factura es un documento mercantil que acredita una operación comercial entre dos partes. En España, su contenido y formato están regulados por el Real Decreto 1619/2012, que establece las obligaciones de facturación para empresarios y profesionales.
La factura cumple funciones esenciales. Para el emisor, documenta un ingreso y sirve de base para declarar el IVA repercutido. Para el receptor, justifica un gasto y le permite deducir el IVA soportado. Para Hacienda, es la pieza fundamental del control fiscal. No emitir factura cuando es obligatorio, o emitir una con datos incorrectos, constituye una infracción tributaria.
El artículo 6 del RD 1619/2012 establece los datos obligatorios: número y serie de factura (correlativo, sin saltos), fecha de expedición, datos completos del emisor (nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal) y datos completos del destinatario (nombre o razón social, NIF y domicilio). La numeración debe ser secuencial dentro de cada serie.
La factura debe incluir una descripción clara de los bienes entregados o servicios prestados que permita identificar la operación sin ambigüedad. También debe contener la base imponible de cada operación, el tipo impositivo aplicado (21%, 10% o 4%), la cuota de IVA resultante y el importe total. Si hay operaciones con distintos tipos de IVA, cada bloque debe aparecer por separado.
Si el profesional aplica retención de IRPF, debe indicarse el porcentaje y el importe de la retención, y el total resultante. En operaciones exentas de IVA, debe mencionarse la causa legal de la exención. Y en operaciones intracomunitarias, se debe incluir el NIF-IVA de ambas partes.
La ley no exige un formato concreto ni una plantilla oficial. Lo que importa es que la factura contenga todos los datos requeridos y sea legible. Una estructura habitual incluye los datos del emisor en la parte superior (a menudo con logotipo), los datos del destinatario, el número y fecha en un lugar visible, una tabla con las líneas de detalle, el desglose fiscal y el total.
Una factura bien estructurada transmite profesionalidad y facilita el trabajo tanto al emisor como al receptor. Utilizar un software de facturación garantiza que el formato sea consistente y que no se omita ningún dato obligatorio, eliminando los errores que se producen al crear facturas manualmente.
La normativa española equipara la factura electrónica a la factura en papel. Ambas tienen la misma validez legal siempre que contengan todos los datos obligatorios. No necesitas imprimir tus facturas — un PDF enviado por email cumple perfectamente. Lo importante es la conservación. Estás obligado a conservar las facturas durante al menos cuatro años, garantizando su legibilidad, integridad y accesibilidad.
El método de envío más habitual es el correo electrónico en formato PDF. Es inmediato, gratuito y deja registro de la entrega. Si utilizas un software de facturación, lo normal es que el propio programa envíe la factura directamente al cliente. Con la entrada en vigor de Verifactu (RD 1007/2023), las facturas incluirán además un código QR y un registro electrónico enviado a la AEAT, añadiendo trazabilidad y seguridad.
Una factura puede considerarse incorrecta por varios motivos: falta de datos obligatorios (NIF, descripción, desglose del IVA), errores en el cálculo de importes, numeración no correlativa o con saltos, y emisión fuera de plazo. Entre los errores más frecuentes están las descripciones genéricas como "servicios varios", no desglosar el IVA, olvidar datos fiscales del destinatario y saltarse números de factura.
Las consecuencias son serias. La AEAT puede imponer sanciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación, con multas que van desde el 1% del importe de las operaciones hasta cantidades fijas por cada factura incorrecta, con un mínimo de 300 euros. Para el receptor, una factura incorrecta puede impedir la deducción del IVA soportado. Si detectas un error en una factura ya emitida, no la borres ni la modifiques — emite una factura rectificativa.
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