Espainian faktura batek izan behar dituen nahitaezko eremu guztiak 1619/2012 EDaren arabera, pausoz pauso.
Negozio bat baduzu edo autonomo gisa lan egiten baduzu Espainian, faktura zuzenak jaulkitzea ez da aukerakoa — legezko betebeharra da. Gaizki egindako faktura batek Ogasunaren zigorrak, zure bezeroek BEZa kentzeko arazoak eta irudi ez-profesionala ekar ditzake. Gida honetan pausoz pauso azaltzen dizugu zer izan behar duen faktura batek Espainiako araudia betetzeko.
Faktura bi aldeen arteko merkataritza-eragiketa egiaztatzen duen merkataritza-dokumentua da. Espainian, edukia eta formatua 1619/2012 Errege Dekretuak arautzen ditu, enpresari eta profesionalentzako fakturazio-betebeharrak ezartzen dituena.
Fakturak funtzio funtsezkoak betetzen ditu. Jaulkitzailearentzat, diru-sarrera bat dokumentatzen du eta jasanarazitako BEZa deklaratzeko oinarri gisa balio du. Hartzailearentzat, gastu bat justifikatzen du eta jasandako BEZa kentzeko aukera ematen dio. Ogasunarentzat, zerga-kontrolaren oinarrizko pieza da. Nahitaezkoa denean faktura ez jaulkitzeak, edo datu okerrekin jaulkitzeak, zerga-arau-haustea da.
1619/2012 EDaren 6. artikuluak nahitaezko datuak ezartzen ditu: faktura zenbakia eta seriea (korrelatiboak, saltorik gabe), jaulkipen-data, jaulkitzailearen datu osoak (izena edo sozietate-izena, IFK eta zerga-egoitza) eta hartzailearen datu osoak (izena edo sozietate-izena, IFK eta helbidea). Zenbakiketak sekuentziala izan behar du serie bakoitzean.
Fakturak entregatutako ondasunen edo emandako zerbitzuen deskribapen argia izan behar du, eragiketa anbiguotasunik gabe identifikatzeko. Era berean, eragiketa bakoitzaren zerga-oinarria, aplikatutako zerga-tasa (%21, %10 edo %4), ondoriozko BEZ kuota eta guztizko zenbatekoa izan behar ditu. BEZ tasa desberdinak badaude, bloke bakoitza bereizita agertu behar da.
Profesionalak PFEZ atxikipena aplikatzen badu, atxikipenaren ehunekoa eta zenbatekoa adierazi behar dira, eta ondoriozko guztizko zenbatekoa. BEZetik salbuetsitako eragiketetan, salbuespenaren arrazoi legala aipatu behar da. Eta Erkidego barruko eragiketetan, bi aldeen BEZ-IFK zenbakiak sartu behar dira.
Legeak ez du formatu zehatzik edo txantiloi ofizialik eskatzen. Garrantzitsuena fakturak eskatutako datu guztiak izatea eta irakurgarria izatea da. Ohiko egitura batek jaulkitzailearen datuak goiko aldean (askotan logotipoarekin), hartzailearen datuak, zenbakia eta data toki ikusgarri batean, xehetasun-lerroen taula bat, zerga-banaketa eta guztizko zenbatekoa barne hartzen ditu.
Ondo egituratutako faktura batek profesionaltasuna transmititzen du eta lana errazten die bai jaulkitzaileari bai hartzaileari. Fakturazio-software bat erabiltzeak formatua koherentea izatea eta nahitaezko daturik ez alde batera uztea bermatzen du, fakturak eskuz sortzerakoan gertatzen diren akatsak ezabatuz.
Espainiako araudiak faktura elektronikoa eta paperezko faktura baliokidetzat hartzen ditu. Biek balio legal bera dute, nahitaezko datu guztiak barne hartzen badituzte. Ez dituzu fakturak inprimatu behar — posta elektronikoz bidalitako PDF batek ezin hobeto betetzen du. Garrantzitsuena kontserbazioa da. Fakturak gutxienez lau urtez gorde behar dituzu, irakurgarritasuna, osotasuna eta irisgarritasuna bermatuz.
Bidalketarako metodorik ohikoena PDF formatuko posta elektronikoa da. Berehalakoa, doakoa eta entrega-erregistroa uzten du. Fakturazio-software bat erabiltzen baduzu, programak berak bidaltzen dio faktura zuzenean bezeroari. Verifactu indarrean sartzean (1007/2023 ED), fakturek gainera QR kode bat eta AEATera bidalitako erregistro elektroniko bat izango dute, trazabilitatea eta segurtasuna gehituz.
Faktura bat okertzat jo daiteke hainbat arrazoirengatik: nahitaezko datuen falta (IFK, deskribapena, BEZ banaketa), zenbatekoen kalkuluan akatsak, zenbakiketa ez-korrelatiboak edo saltoekin, eta epeaz kanpoko jaulkipena. Akats ohikoenen artean daude deskribapen generikoak hala nola "zerbitzu anitzak", BEZa ez banatzea, hartzailearen zerga-datuak ahaztea eta faktura-zenbakiak saltatzea.
Ondorioak larriak dira. AEATek fakturazio-betebeharrak ez betetzeagatik zigorrak jar ditzake, eragiketen zenbatekoaren %1etik hasita faktura oker bakoitzeko zenbateko finkoak arte, gutxienez 300 euroko isunarekin. Hartzailearentzat, faktura oker batek jasandako BEZaren kenkariari eragotzi diezaioke. Jada jaulkitako faktura batean akats bat antzematen baduzu, ez ezabatu ez aldatu — faktura zuzentzaile bat jaulki.
CokuApp-ek 1619/2012 EDaren baldintza guztiak betetzen dituzten faktura osoak sortzen ditu. Ez duzu araudiaz kezkatu beharrik.