Numeració incorrecta, IVA equivocat, retencions mal aplicades i altres errors que et poden costar diners. Guia pràctica per evitar-los.
Si ets autònom a Espanya, facturar forma part del teu dia a dia. Però facturar no és simplement posar un import en un document — hi ha una normativa al darrere que exigeix dades concretes, terminis específics i formats obligatoris. Equivocar-te pot significar que el teu client no pugui deduir-se l'IVA, que Hisenda et sancioni o que perdis diners sense adonar-te'n. Aquest article repassa els errors més habituals i com evitar cadascun d'ells.
La numeració de les factures ha de ser correlativa dins de cada sèrie, sense salts ni repeticions. És una exigència de l'article 6.1 del RD 1619/2012. Els errors més freqüents són saltar números, repetir-los, reiniciar la seqüència a meitat d'any o barrejar la numeració entre sèries. Els autònoms que facturen amb Excel o plantilles acaben amb buits perquè eliminen factures i no reassignen el número.
Utilitza un programari de facturació que gestioni la numeració automàticament. Si fas servir diverses sèries, cadascuna ha de tenir la seva pròpia seqüència. No reiniciïs la numeració durant l'exercici i no eliminis mai una factura emesa per reutilitzar-ne el número — si hi ha un error, emet una factura rectificativa.
Espanya té tres tipus d'IVA vigents — 21% (general), 10% (reduït) i 4% (superreduït). Aplicar el tipus equivocat és freqüent, sobretot quan serveis similars tributen a tipus diferents. Si apliques un tipus inferior, ingressos menys IVA del degut a Hisenda. Si apliques un de superior, el teu client paga de més i declararà un IVA suportat incorrecte. En ambdós casos, una inspecció pot derivar en sancions i factures rectificatives.
Consulta els articles 90 i 91 de la Llei 37/1992 de l'IVA per verificar quin tipus s'aplica a la teva activitat. Si tens dubtes, consulta un assessor fiscal. Un bon programari de facturació permet configurar els tipus d'IVA per producte o servei perquè s'apliqui automàticament el tipus correcte.
L'article 6 del RD 1619/2012 estableix quines dades ha de contenir tota factura completa. Les que més s'obliden són el NIF del destinatari, el seu domicili fiscal, la descripció detallada dels serveis i el desglossament de l'IVA separant base imposable, tipus i quota. Una factura incompleta pot ser rebutjada pel teu client, i Hisenda pot considerar que no és vàlida — cosa que impediria al destinatari deduir-se l'IVA suportat.
Utilitza una plantilla o un programari que inclogui tots els camps obligatoris i no et permeti emetre sense completar-los. Abans d'enviar cada factura, comprova que hi apareixen el teu nom i NIF, les dades completes del destinatari, el número correlatiu, la data, la descripció, la base imposable, el tipus d'IVA, la quota i l'import total.
La factura simplificada té límits d'import que molts autònoms confonen. La regla general és que només pots emetre-la quan l'import total no superi els 400 euros IVA inclòs. El llindar de 3.000 euros només s'aplica a activitats concretes de l'article 4.2 del RD 1619/2012 — hostaleria, comerç minorista, transport de viatgers, perruqueries i altres supòsits específics. Si ets consultor, dissenyador o advocat, el teu límit és de 400 euros.
Identifica si la teva activitat està a la llista de l'article 4.2. Si no hi és, el teu límit és de 400 euros. En cas de dubte, emet sempre factura completa — compleix amb tots els requisits i evita problemes. Recorda que hi ha operacions en què la simplificada està prohibida independentment de l'import, com les entregues intracomunitàries o les operacions amb inversió del subjecte passiu.
La retenció d'IRPF només l'apliquen els autònoms professionals (seccions 2 i 3 de l'IAE) quan facturen a altres empreses o professionals. El tipus general és del 15%, amb reducció al 7% per a nous autònoms. Els errors més comuns són que autònoms empresarials apliquin retenció quan no els correspon, que professionals no l'apliquin en facturar a empreses, que s'apliqui retenció en facturar a particulars (mai correspon) o que s'utilitzi el 7% més enllà del període reduït.
El primer és saber si ets professional o empresarial segons el teu epígraf de l'IAE. Si ets professional i factures a una empresa, aplica retenció. Si factures a un particular, no. Si ets empresarial, no apliquis retenció mai. Configura el teu programari perquè gestioni la retenció automàticament segons el tipus de destinatari.
Les declaracions trimestrals d'IVA (model 303) i d'IRPF (model 130) tenen terminis fixos: de l'1 al 20 d'abril, de l'1 al 20 de juliol, de l'1 al 20 d'octubre i de l'1 al 30 de gener. Presentar fora de termini suposa un recàrrec per presentació extemporània — un 1% més un 1% addicional per cada mes complet de retard durant els primers dotze mesos, i un 15% més interessos de demora a partir del dotzè mes. Si no has emès factures en el trimestre, has de presentar el 303 igualment marcant "sense activitat".
Marca els terminis al teu calendari el primer dia de cada any. Si el teu programari de facturació genera resums trimestrals, utilitza'ls per preparar les declaracions amb antelació. No deixis la recopilació de dades per a l'últim dia — un trimestre ben organitzat es presenta en minuts.
A partir de l'1 de juliol de 2027, tots els autònoms hauran d'utilitzar un programari que compleixi amb el RD 1007/2023. Això implica generar registres inalterables amb empremta digital SHA-256, encadenar els registres, incloure codi QR a les factures i, en la modalitat recomanada, enviar els registres a l'AEAT automàticament. Els fulls de càlcul, les plantilles i la facturació manual deixaran de ser vàlids. Les sancions per incompliment poden arribar als 50.000 euros per exercici.
No esperis que s'acosti la data límit. Migrar un sistema de facturació implica revisar la configuració fiscal, importar dades i familiaritzar-se amb l'eina. Comença a utilitzar un programari conforme com més aviat millor — així, quan arribi juliol de 2027, només hauràs de seguir facturant com sempre.
CokuApp gestiona la facturació del teu negoci complint amb tota la normativa fiscal espanyola, inclòs Verifactu. Menys errors, menys preocupacions.