Numeración incorrecta, IVA equivocado, retenciones mal aplicadas y otros errores que pueden costarte dinero. Guía práctica para evitarlos.
Si eres autónomo en España, facturar forma parte de tu día a día. Pero facturar no es simplemente poner un importe en un documento — hay una normativa detrás que exige datos concretos, plazos específicos y formatos obligatorios. Equivocarte puede significar que tu cliente no pueda deducirse el IVA, que Hacienda te sancione o que pierdas dinero sin darte cuenta. Este artículo repasa los errores más habituales y cómo evitar cada uno de ellos.
La numeración de las facturas debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Es una exigencia del artículo 6.1 del RD 1619/2012. Los errores más frecuentes son saltar números, repetirlos, reiniciar la secuencia a mitad de año o mezclar la numeración entre series. Los autónomos que facturan con Excel o plantillas acaban con huecos porque eliminan facturas y no reasignan el número.
Utiliza un software de facturación que gestione la numeración automáticamente. Si usas varias series, cada una debe tener su propia secuencia. No reinicies la numeración durante el ejercicio y nunca elimines una factura emitida para reutilizar su número — si hay un error, emite una factura rectificativa.
España tiene tres tipos de IVA vigentes — 21% (general), 10% (reducido) y 4% (superreducido). Aplicar el tipo equivocado es frecuente, sobre todo cuando servicios similares tributan a tipos distintos. Si aplicas un tipo inferior, ingresas menos IVA del debido a Hacienda. Si aplicas uno superior, tu cliente paga de más y declarará un IVA soportado incorrecto. En ambos casos, una inspección puede derivar en sanciones y facturas rectificativas.
Consulta los artículos 90 y 91 de la Ley 37/1992 del IVA para verificar qué tipo se aplica a tu actividad. Si tienes dudas, consulta a un asesor fiscal. Un buen software de facturación permite configurar los tipos de IVA por producto o servicio para que se aplique automáticamente el tipo correcto.
El artículo 6 del RD 1619/2012 establece qué datos debe contener toda factura completa. Los que más se olvidan son el NIF del destinatario, su domicilio fiscal, la descripción detallada de los servicios y el desglose del IVA separando base imponible, tipo y cuota. Una factura incompleta puede ser rechazada por tu cliente, y Hacienda puede considerar que no es válida — lo que impediría al destinatario deducirse el IVA soportado.
Ten una plantilla o un software que incluya todos los campos obligatorios y no te permita emitir sin completarlos. Antes de enviar cada factura, comprueba que aparecen tu nombre y NIF, los datos completos del destinatario, el número correlativo, la fecha, la descripción, la base imponible, el tipo de IVA, la cuota y el importe total.
La factura simplificada tiene límites de importe que muchos autónomos confunden. La regla general es que solo puedes emitirla cuando el importe total no supere los 400 euros IVA incluido. El umbral de 3.000 euros solo se aplica a actividades concretas del artículo 4.2 del RD 1619/2012 — hostelería, comercio minorista, transporte de viajeros, peluquerías y otros supuestos específicos. Si eres consultor, diseñador o abogado, tu límite es de 400 euros.
Identifica si tu actividad está en la lista del artículo 4.2. Si no lo está, tu límite es de 400 euros. En caso de duda, emite siempre factura completa — cumple con todos los requisitos y evita problemas. Recuerda que hay operaciones en las que la simplificada está prohibida independientemente del importe, como las entregas intracomunitarias o las operaciones con inversión del sujeto pasivo.
La retención de IRPF solo la aplican los autónomos profesionales (secciones 2 y 3 del IAE) cuando facturan a otras empresas o profesionales. El tipo general es del 15%, con reducción al 7% para nuevos autónomos. Los errores más comunes son que autónomos empresariales apliquen retención cuando no les corresponde, que profesionales no la apliquen al facturar a empresas, que se aplique retención al facturar a particulares (nunca corresponde) o que se use el 7% más allá del período reducido.
Lo primero es saber si eres profesional o empresarial según tu epígrafe del IAE. Si eres profesional y facturas a una empresa, aplica retención. Si facturas a un particular, no. Si eres empresarial, no apliques retención nunca. Configura tu software para que gestione la retención automáticamente según el tipo de destinatario.
Las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303) y de IRPF (modelo 130) tienen plazos fijos: del 1 al 20 de abril, del 1 al 20 de julio, del 1 al 20 de octubre y del 1 al 30 de enero. Presentar fuera de plazo supone un recargo por presentación extemporánea — un 1% más un 1% adicional por cada mes completo de retraso durante los primeros doce meses, y un 15% más intereses de demora a partir del duodécimo mes. Si no has emitido facturas en el trimestre, debes presentar el 303 igualmente marcando "sin actividad".
Marca los plazos en tu calendario el primer día de cada año. Si tu software de facturación genera resúmenes trimestrales, úsalos para preparar las declaraciones con antelación. No dejes la recopilación de datos para el último día — un trimestre bien organizado se presenta en minutos.
A partir del 1 de julio de 2027, todos los autónomos deberán usar un software que cumpla con el RD 1007/2023. Esto implica generar registros inalterables con huella digital SHA-256, encadenar los registros, incluir código QR en las facturas y, en la modalidad recomendada, enviar los registros a la AEAT automáticamente. Las hojas de cálculo, las plantillas y la facturación manual dejarán de ser válidos. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio.
No esperes a que se acerque la fecha límite. Migrar un sistema de facturación implica revisar la configuración fiscal, importar datos y familiarizarse con la herramienta. Empieza a usar un software conforme cuanto antes — así, cuando llegue julio de 2027, solo tendrás que seguir facturando como siempre.
CokuApp gestiona la facturación de tu negocio cumpliendo con toda la normativa fiscal española, incluido Verifactu. Menos errores, menos preocupaciones.