Numeración incorrecta, IVE equivocado, retencións mal aplicadas e outros erros que che poden custar diñeiro. Guía práctica para evitalos.
Se es autónomo en España, facturar forma parte do teu día a día. Pero facturar non é simplemente poñer un importe nun documento — hai unha normativa detrás que esixe datos concretos, prazos específicos e formatos obrigatorios. Equivocarte pode significar que o teu cliente non poida deducirse o IVE, que Facenda te sancione ou que perdas diñeiro sen decatarte. Este artigo repasa os erros máis habituais e como evitar cada un deles.
A numeración das facturas debe ser correlativa dentro de cada serie, sen saltos nin repeticións. É unha esixencia do artigo 6.1 do RD 1619/2012. Os erros máis frecuentes son saltar números, repetilos, reiniciar a secuencia a metade de ano ou mesturar a numeración entre series. Os autónomos que facturan con Excel ou modelos acaban con ocos porque eliminan facturas e non reasignan o número.
Usa un software de facturación que xestione a numeración automaticamente. Se usas varias series, cada unha debe ter a súa propia secuencia. Non reinicies a numeración durante o exercicio e nunca elimines unha factura emitida para reutilizar o seu número — se hai un erro, emite unha factura rectificativa.
España ten tres tipos de IVE vixentes — 21% (xeral), 10% (reducido) e 4% (superreducido). Aplicar o tipo equivocado é frecuente, sobre todo cando servizos similares tributan a tipos distintos. Se aplicas un tipo inferior, ingresas menos IVE do debido a Facenda. Se aplicas un superior, o teu cliente paga de máis e declarará un IVE soportado incorrecto. En ambos casos, unha inspección pode derivar en sancións e facturas rectificativas.
Consulta os artigos 90 e 91 da Lei 37/1992 do IVE para verificar que tipo se aplica á túa actividade. Se tes dúbidas, consulta un asesor fiscal. Un bo software de facturación permite configurar os tipos de IVE por produto ou servizo para que se aplique automaticamente o tipo correcto.
O artigo 6 do RD 1619/2012 establece que datos debe conter toda factura completa. Os que máis se esquecen son o NIF do destinatario, o seu domicilio fiscal, a descrición detallada dos servizos e o desglose do IVE separando base impoñible, tipo e cota. Unha factura incompleta pode ser rexeitada polo teu cliente, e Facenda pode considerar que non é válida — o que impediría ao destinatario deducirse o IVE soportado.
Usa un modelo ou un software que inclúa todos os campos obrigatorios e non che permita emitir sen completalos. Antes de enviar cada factura, comproba que aparecen o teu nome e NIF, os datos completos do destinatario, o número correlativo, a data, a descrición, a base impoñible, o tipo de IVE, a cota e o importe total.
A factura simplificada ten límites de importe que moitos autónomos confunden. A regra xeral é que só podes emitila cando o importe total non supere os 400 euros IVE incluído. O limiar de 3.000 euros só se aplica a actividades concretas do artigo 4.2 do RD 1619/2012 — hostalería, comercio polo miúdo, transporte de viaxeiros, perruquerías e outros supostos específicos. Se es consultor, deseñador ou avogado, o teu límite é de 400 euros.
Identifica se a túa actividade está na lista do artigo 4.2. Se non está, o teu límite é de 400 euros. En caso de dúbida, emite sempre factura completa — cumpre con todos os requisitos e evita problemas. Lembra que hai operacións nas que a simplificada está prohibida independentemente do importe, como as entregas intracomunitarias ou as operacións con inversión do suxeito pasivo.
A retención de IRPF só a aplican os autónomos profesionais (seccións 2 e 3 do IAE) cando facturan a outras empresas ou profesionais. O tipo xeral é do 15%, con redución ao 7% para novos autónomos. Os erros máis comúns son que autónomos empresariais apliquen retención cando non lles corresponde, que profesionais non a apliquen ao facturar a empresas, que se aplique retención ao facturar a particulares (nunca corresponde) ou que se use o 7% máis alá do período reducido.
O primeiro é saber se es profesional ou empresarial segundo o teu epígrafe do IAE. Se es profesional e facturas a unha empresa, aplica retención. Se facturas a un particular, non. Se es empresarial, non apliques retención nunca. Configura o teu software para que xestione a retención automaticamente segundo o tipo de destinatario.
As declaracións trimestrais de IVE (modelo 303) e de IRPF (modelo 130) teñen prazos fixos: do 1 ao 20 de abril, do 1 ao 20 de xullo, do 1 ao 20 de outubro e do 1 ao 30 de xaneiro. Presentar fóra de prazo supón unha recarga por presentación extemporánea — un 1% máis un 1% adicional por cada mes completo de atraso durante os primeiros doce meses, e un 15% máis xuros de demora a partir do duodécimo mes. Se non emitises facturas no trimestre, debes presentar o 303 igualmente marcando "sen actividade".
Marca os prazos no teu calendario o primeiro día de cada ano. Se o teu software de facturación xera resumos trimestrais, úsaos para preparar as declaracións con antelación. Non deixes a recompilación de datos para o último día — un trimestre ben organizado preséntase en minutos.
A partir do 1 de xullo de 2027, todos os autónomos deberán usar un software que cumpra co RD 1007/2023. Isto implica xerar rexistros inalterables con pegada dixital SHA-256, encadear os rexistros, incluír código QR nas facturas e, na modalidade recomendada, enviar os rexistros á AEAT automaticamente. As follas de cálculo, os modelos e a facturación manual deixarán de ser válidos. As sancións por incumprimento poden alcanzar os 50.000 euros por exercicio.
Non esperes a que se achegue a data límite. Migrar un sistema de facturación implica revisar a configuración fiscal, importar datos e familiarizarse coa ferramenta. Comeza a usar un software conforme canto antes — así, cando chegue xullo de 2027, só terás que seguir facturando como sempre.
CokuApp xestiona a facturación do teu negocio cumprindo con toda a normativa fiscal española, incluído Verifactu. Menos erros, menos preocupacións.