Què són, quan emetre-les i quins requisits legals han de complir segons el RD 1619/2012.
Quan t'equivoques en una factura, la temptació és esborrar-la i fer-ne una altra. Però la normativa espanyola no ho permet. Si una factura ja ha estat emesa i conté errors — o si les circumstàncies de l'operació canvien després d'emetre-la —, l'única forma legal de corregir-la és mitjançant una factura rectificativa. És un document amb requisits propis, regulat a l'article 15 del RD 1619/2012, i no emetre-la quan correspon pot comportar sancions.
L'article 15 del RD 1619/2012 defineix tres situacions en les quals l'emissió d'una factura rectificativa és obligatòria, no opcional.
La primera és quan la factura original no compleix amb els requisits de contingut dels articles 6 o 7 — per exemple, falta el NIF del destinatari, la descripció és incorrecta o s'ha aplicat un tipus d'IVA equivocat. La segona és quan les quotes d'IVA es van determinar incorrectament — un error de càlcul, per exemple. I la tercera és quan es produeixen circumstàncies de l'article 80 de la Llei de l'IVA que modifiquen la base imposable — devolucions de mercaderies, descomptes posteriors, concurs de creditors del deutor o crèdits incobrables.
Hi ha una excepció pràctica — si el client retorna mercaderia però li fas una altra venda equivalent a la factura següent, pots compensar sense necessitat d'emetre rectificativa, sempre que el tipus d'IVA sigui el mateix. Però fora d'aquest cas, la rectificativa és l'únic camí legal.
Una factura rectificativa no és simplement una factura amb números negatius. L'article 15.5 del RD 1619/2012 exigeix que compleixi amb tots els requisits d'una factura ordinària (els de l'article 6) i a més inclogui diversos elements addicionals que la identifiquen com a document rectificatiu.
En primer lloc, ha d'indicar expressament la seva condició de document rectificatiu — no n'hi ha prou que tingui imports negatius, ha de dir clarament que és una factura rectificativa. En segon lloc, s'ha d'emetre en una sèrie de numeració independent, exclusiva per a rectificatives. No pot compartir sèrie amb les factures ordinàries.
També ha d'identificar la factura o factures que rectifica, incloent-hi el número i la data. Si rectifica diverses factures alhora, les ha de llistar totes. A més, ha de descriure la causa de la rectificació, indicar el mètode utilitzat (per diferències o per substitució) i mostrar els imports rectificats segons el mètode escollit.
La normativa estableix dos mètodes per expressar la rectificació, i has de triar-ne un en emetre la factura rectificativa.
El mètode per diferències (codi I) és el més habitual. La rectificativa mostra només l'import de l'ajust, que pot ser positiu o negatiu. Per exemple, si una factura de 1.000 euros hauria d'haver estat de 800, la rectificativa mostra -200 euros. És senzill i directe, ideal per a correccions puntuals com un error de preu o l'aplicació d'un descompte.
El mètode per substitució (codi S) és més complet. La rectificativa mostra els imports corregits finals — el que la factura hauria de dir — a més de l'import de la rectificació. Es fa servir quan cal reemplaçar completament les dades de la factura original, per exemple quan hi ha múltiples errors o quan es vol deixar constància clara de l'estat correcte de l'operació.
La normativa classifica les factures rectificatives en cinc tipus segons la causa que les motiva. Aquesta classificació és important perquè determina el tractament fiscal de la rectificació i és una dada obligatòria al registre Verifactu.
El tipus R1 és el més comú i cobreix les situacions habituals del dia a dia — devolucions de mercaderies, descomptes per volum aplicats retroactivament, alteracions de preu després de l'operació, anul·lacions d'operacions i errors fonamentats en dret. La seva base legal és als articles 80.Uno, 80.Dos i 80.Seis de la Llei de l'IVA.
El tipus R2 s'aplica quan el deutor ha estat declarat en concurs de creditors (Art. 80.Tres LIVA). El R3 és per a crèdits incobrables, i exigeix que hagi passat més d'un any des de la meritació, que el crèdit estigui comptabilitzat i que s'hagi reclamat el pagament al deutor (Art. 80.Cuatro LIVA).
El tipus R4 és un calaix de sastre per a altres causes — modificacions de base imposable fora de l'article 80, o correccions de dades no monetàries com una adreça incorrecta, un error en la descripció o un NIF equivocat. I el R5 es fa servir exclusivament quan es rectifica una factura simplificada (tipus F2), independentment de quina sigui la causa subjacent.
CokuApp genera factures rectificatives amb tots els requisits legals, incloent-hi sèrie independent i referència a la factura original.