Qué son, cuándo emitirlas y qué requisitos legales deben cumplir según el RD 1619/2012.
Cuando te equivocas en una factura, la tentación es borrarla y hacer otra. Pero la normativa española no permite eso. Si una factura ya ha sido emitida y contiene errores — o si las circunstancias de la operación cambian después de emitirla —, la única forma legal de corregirla es mediante una factura rectificativa. Es un documento con requisitos propios, regulado en el artículo 15 del RD 1619/2012, y no emitirla cuando corresponde puede acarrear sanciones.
El artículo 15 del RD 1619/2012 define tres situaciones en las que la emisión de una factura rectificativa es obligatoria, no opcional.
La primera es cuando la factura original no cumple con los requisitos de contenido de los artículos 6 o 7 — por ejemplo, falta el NIF del destinatario, la descripción es incorrecta, o se ha aplicado un tipo de IVA equivocado. La segunda es cuando las cuotas de IVA se determinaron incorrectamente — un error de cálculo, por ejemplo. Y la tercera es cuando se producen circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible — devoluciones de mercancías, descuentos posteriores, concurso de acreedores del deudor o créditos incobrables.
Hay una excepción práctica — si el cliente devuelve mercancía pero le haces otra venta equivalente en la misma factura siguiente, puedes compensar sin necesidad de emitir rectificativa, siempre que el tipo de IVA sea el mismo. Pero fuera de este caso, la rectificativa es el único camino legal.
Una factura rectificativa no es simplemente una factura con números negativos. El artículo 15.5 del RD 1619/2012 exige que cumpla con todos los requisitos de una factura ordinaria (los del artículo 6) y además incluya varios elementos adicionales que la identifican como documento rectificativo.
En primer lugar, debe indicar expresamente su condición de documento rectificativo — no basta con que tenga importes negativos, debe decir claramente que es una factura rectificativa. En segundo lugar, debe emitirse en una serie de numeración independiente, exclusiva para rectificativas. No puede compartir serie con las facturas ordinarias.
También debe identificar la factura o facturas que rectifica, incluyendo su número y fecha. Si rectifica varias facturas a la vez, debe listarlas todas. Además, debe describir la causa de la rectificación, indicar el método utilizado (por diferencias o por sustitución) y mostrar los importes rectificados según el método elegido.
La normativa establece dos métodos para expresar la rectificación, y debes elegir uno al emitir la factura rectificativa.
El método por diferencias (código I) es el más habitual. La rectificativa muestra solo el importe del ajuste, que puede ser positivo o negativo. Por ejemplo, si una factura de 1.000 euros debería haber sido de 800, la rectificativa muestra -200 euros. Es sencillo y directo, ideal para correcciones puntuales como un error de precio o la aplicación de un descuento.
El método por sustitución (código S) es más completo. La rectificativa muestra los importes corregidos finales — lo que la factura debería decir — además del importe de la rectificación. Se usa cuando se necesita reemplazar completamente los datos de la factura original, por ejemplo cuando hay múltiples errores o cuando se quiere dejar constancia clara del estado correcto de la operación.
La normativa clasifica las facturas rectificativas en cinco tipos según la causa que las motiva. Esta clasificación es importante porque determina el tratamiento fiscal de la rectificación y es un dato obligatorio en el registro Verifactu.
El tipo R1 es el más común y cubre las situaciones habituales del día a día — devoluciones de mercancías, descuentos por volumen aplicados retroactivamente, alteraciones de precio después de la operación, anulaciones de operaciones y errores fundados en derecho. Su base legal está en los artículos 80.Uno, 80.Dos y 80.Seis de la Ley del IVA.
El tipo R2 se aplica cuando el deudor ha sido declarado en concurso de acreedores (Art. 80.Tres LIVA). El R3 es para créditos incobrables, y exige que haya pasado más de un año desde el devengo, que el crédito esté contabilizado y que se haya reclamado el pago al deudor (Art. 80.Cuatro LIVA).
El tipo R4 es un cajón de sastre para otras causas — modificaciones de base imponible fuera del artículo 80, o correcciones de datos no monetarios como una dirección incorrecta, un error en la descripción o un NIF equivocado. Y el R5 se usa exclusivamente cuando se rectifica una factura simplificada (tipo F2), independientemente de cuál sea la causa subyacente.
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