Regles sobre sèries, correlativitat i format segons el RD 1619/2012.
La numeració de factures a Espanya no és una cosa que puguis organitzar al teu gust. El Reglament de facturació (RD 1619/2012) estableix regles clares sobre com s'han de numerar les factures, quan necessites fer servir sèries separades i què significa la correlativitat. Amb l'entrada de Verifactu, aquestes regles cobren encara més importància, perquè l'Agència Tributària podrà detectar automàticament qualsevol irregularitat en la seqüència.
L'article 6.1.a del RD 1619/2012 estableix que la numeració dins de cada sèrie ha de ser correlativa. Això significa que les factures han de seguir un ordre seqüencial sense salts — 1, 2, 3, 4 — sense que s'eliminin o insereixin números a posteriori.
El format, en canvi, és lliure. La llei no imposa que facis servir un nombre concret de dígits ni un prefix específic. Pots numerar com 001, com 2025/001, com A-001 o com prefereixis, sempre que l'ordre seqüencial sigui evident. Les factures simplificades segueixen exactament les mateixes regles dins de les seves pròpies sèries.
Un punt que genera molta confusió és si cal reiniciar la numeració cada 1 de gener. La resposta és que no és obligatori — la llei només exigeix correlativitat dins de cada sèrie. Reiniciar cada any és una convenció molt estesa, però no una obligació legal.
Tot i que les sèries són opcionals en la majoria dels casos, hi ha tres situacions en les quals la llei obliga a fer servir una sèrie específica separada de les factures ordinàries.
La primera i més coneguda és per a les factures rectificatives. L'article 6.1.a estableix que s'han d'emetre sempre en una sèrie pròpia. No pot existir una factura ordinària i una rectificativa amb el mateix prefix de sèrie — han de ser sèries diferents.
La segona és quan la factura l'emet el destinatari en nom del proveïdor (el que es coneix com a facturació pel destinatari). I la tercera són les factures de lliuraments intracomunitaris subjectes a impostos especials. En ambdós casos, la raó és la mateixa — Hisenda necessita poder distingir aquests documents del flux ordinari de facturació.
A més de les sèries obligatòries, pots crear sèries addicionals quan estigui justificat. L'article 6.1.a del RD 1619/2012 ho permet expressament quan l'emissor té diversos establiments, quan realitza operacions de diferent naturalesa, o quan emet diferents tipus de factures.
A la pràctica, els usos més habituals són: una sèrie per establiment (una per cada oficina o local), una sèrie per tipus d'operació (serveis, productes, formació), o una sèrie que inclogui l'any fiscal en el seu format (2025-001, 2025-002). Qualsevol d'aquestes opcions és vàlida sempre que cada sèrie mantingui la seva pròpia numeració correlativa.
Amb l'entrada en vigor de Verifactu, la numeració adquireix una importància que abans era més teòrica que pràctica. Cada registre de facturació que el programari envia a l'AEAT inclou la sèrie i el número de la factura com a dades identificatives. Però el més rellevant és que els registres s'encadenen entre si mitjançant hashes criptogràfics — l'empremta digital de cada nou registre inclou la de l'anterior.
Això significa que qualsevol salt, alteració o eliminació en la seqüència de factures serà detectable automàticament per l'Agència Tributària, sense necessitat d'una inspecció presencial. Si abans un salt en la numeració podia passar desapercebut durant anys, amb Verifactu l'anomalia queda registrada en el moment en què es produeix.
CokuApp gestiona la numeració de les teves factures automàticament, amb sèries configurables i numeració correlativa garantida.