Regras sobre series, correlatividade e formato segundo o RD 1619/2012.
A numeración de facturas en España non é algo que poidas organizar ao teu gusto. O Regulamento de facturación (RD 1619/2012) establece regras claras sobre como deben numerarse as facturas, cando precisas usar series separadas e que significa a correlatividade. Coa entrada de Verifactu, estas regras cobran aínda máis importancia, porque a Axencia Tributaria poderá detectar automaticamente calquera irregularidade na secuencia.
O artigo 6.1.a do RD 1619/2012 establece que a numeración dentro de cada serie debe ser correlativa. Isto significa que as facturas deben seguir unha orde secuencial sen saltos — 1, 2, 3, 4 — sen que se eliminen ou insiran números a posteriori.
O formato, pola contra, é libre. A lei non impón que uses un número concreto de díxitos nin un prefixo específico. Podes numerar como 001, como 2025/001, como A-001 ou como prefiras, sempre que a orde secuencial sexa evidente. As facturas simplificadas seguen exactamente as mesmas regras dentro das súas propias series.
Un punto que xera moita confusión é se hai que reiniciar a numeración cada 1 de xaneiro. A resposta é que non é obrigatorio — a lei só esixe correlatividade dentro de cada serie. Reiniciar cada ano é unha convención moi estendida, pero non unha obriga legal.
Aínda que as series son opcionais na maioría dos casos, hai tres situacións nas que a lei obriga a usar unha serie específica separada das facturas ordinarias.
A primeira e máis coñecida é para as facturas rectificativas. O artigo 6.1.a establece que deben emitirse sempre nunha serie propia. Non pode existir unha factura ordinaria e unha rectificativa co mesmo prefixo de serie — deben ser series distintas.
A segunda é cando a factura a emite o destinatario en nome do provedor (o que se coñece como facturación polo destinatario). E a terceira son as facturas de entregas intracomunitarias suxeitas a impostos especiais. En ambos casos, a razón é a mesma — Facenda precisa poder distinguir estes documentos do fluxo ordinario de facturación.
Ademais das series obrigatorias, podes crear series adicionais cando estea xustificado. O artigo 6.1.a do RD 1619/2012 permíteo expresamente cando o emisor ten varios establecementos, cando realiza operacións de diferente natureza, ou cando emite distintos tipos de facturas.
Na práctica, os usos máis habituais son: unha serie por establecemento (unha por cada oficina ou local), unha serie por tipo de operación (servizos, produtos, formación), ou unha serie que inclúa o ano fiscal no seu formato (2025-001, 2025-002). Calquera destas opcións é válida sempre que cada serie manteña a súa propia numeración correlativa.
Coa entrada en vigor de Verifactu, a numeración adquire unha importancia que antes era máis teórica que práctica. Cada rexistro de facturación que o software envía á AEAT inclúe a serie e o número da factura como datos identificativos. Pero o máis relevante é que os rexistros se encadean entre si mediante hashes criptográficos — a pegada dixital de cada novo rexistro inclúe a do anterior.
Isto significa que calquera salto, alteración ou eliminación na secuencia de facturas será detectable automaticamente pola Axencia Tributaria, sen necesidade dunha inspección presencial. Se antes un salto na numeración podía pasar desapercibido durante anos, con Verifactu a anomalía queda rexistrada no momento en que se produce.
CokuApp xestiona a numeración das túas facturas automaticamente, con series configurables e numeración correlativa garantida.