Què necessita realment una clínica dental en el seu programari — historials clínics, facturació amb Verifactu, protecció de dades i gestió de pacients.
Una clínica dental combina atenció sanitària amb gestió administrativa, i això imposa exigències que un programari genèric de facturació no pot cobrir. Historials clínics per pacient, tractaments que s'estenen durant mesos, cites coordinades amb la facturació, normativa de protecció de dades sanitàries i compliment fiscal amb Verifactu — tot ha de funcionar de forma integrada. En aquest article analitzem quines funcionalitats són imprescindibles i per què les solucions genèriques es queden curtes.
Cada pacient acumula un historial clínic que creix amb cada visita — exploracions, diagnòstics, tractaments, radiografies, al·lèrgies, medicació. Els tractaments rarament es resolen en una sola cita — una endodòncia requereix dues sessions, una ortodòncia s'estén durant mesos i un pla d'implants implica múltiples visites. El programari ha de vincular cada visita al tractament en curs i mantenir una línia temporal coherent.
Les cites són un altre punt crític — desenes diàries amb durades variables segons el tractament. El sistema s'ha d'integrar amb l'historial clínic i amb la facturació — el pacient arriba, es realitza el tractament, es registra al seu historial i es genera la factura. A més, una clínica dental gestiona dades de salut, una categoria especial sota el RGPD que requereix mesures de seguretat reforçades.
Un programa de facturació genèric no té concepte de pacient ni de visita. Té clients i factures. No pots registrar quin tractament es va realitzar a cada cita, quines observacions va fer l'odontòleg ni quines al·lèrgies té el pacient. La desconnexió entre tractament i facturació impedeix saber quant ha pagat un pacient d'un tractament d'ortodòncia que dura 18 mesos.
La manca d'una línia temporal del pacient és un altre problema crític. En odontologia, el context importa — infeccions prèvies, al·lèrgies, tractaments abandonats. Un programari de facturació només mostra factures ordenades per data, sense visió clínica. I les dades de salut no són dades comercials — el RGPD exigeix protecció reforçada que un programari genèric no ofereix.
La funcionalitat més important per a una clínica dental és l'historial clínic per pacient. Un bon sistema ha d'oferir un registre per visita — data, professional, motiu, tractament realitzat i observacions — amb una línia temporal cronològica que permeti veure tota la història del pacient d'un cop d'ull. L'odontòleg necessita context abans de cada intervenció — tractaments anteriors, al·lèrgies, medicació, patrons de comportament del pacient.
La privacitat de l'historial és un requisit legal, no una opció. Només el personal autoritzat ha de poder accedir a les dades clíniques. El recepcionista pot necessitar veure les cites i les dades de contacte, però no el detall de l'historial clínic. El programari ha de permetre configurar aquests nivells d'accés de forma granular, complint amb el RGPD i la LOPDGDD pel que fa a dades de salut.
La facturació d'una clínica dental és més complexa del que sembla. La majoria dels serveis sanitaris estan exempts d'IVA (article 20.Uno.3 de la Llei 37/1992), però els tractaments purament estètics poden tributar al 21%. El programari ha de gestionar correctament aquesta distinció, configurant quins serveis estan exempts i quins estan subjectes a IVA.
Els plans de pagament fraccionats són habituals en odontologia — implants, ortodòncia, rehabilitacions completes. El programari ha de gestionar aquests plans de forma nativa — import total, cobraments parcials, saldo pendent i venciments. Amb Verifactu, cada factura emesa ha de complir amb els requisits tècnics del RD 1007/2023 — empremta digital SHA-256, encadenament de registres, codi QR i enviament a l'AEAT.
Les dades de salut gaudeixen de protecció especial sota el RGPD (Reglament UE 2016/679) i la LOPDGDD (Llei Orgànica 3/2018). El programari ha de garantir xifratge en trànsit i en repòs, accés restringit per rols i un registre d'auditoria que permeti saber qui ha consultat quina informació i quan. Els pacients tenen dret d'accés, rectificació, supressió i portabilitat de les seves dades.
La documentació clínica s'ha de conservar un mínim de cinc anys segons la Llei 41/2002. El programari ha de facilitar la gestió de consentiments informats, vinculant-los a l'historial del pacient i al tractament corresponent. Triar un programari que no compleixi amb aquests requisits exposa la clínica a sancions importants i a una pèrdua de confiança dels pacients.
CokuApp combina historials clínics, gestió de pacients i facturació conforme amb Verifactu en una sola plataforma dissenyada per a clíniques dentals.